Bedrijfsvoering

HR

Formatie en kwaliteit op niveau brengen
HR is bezig met een doorontwikkeling van een meer operationeel team naar een team dat adviseert op strategisch en tactisch niveau om de organisatie wendbaar en toekomstbestendig te houden. Hierin worden verschillende activiteiten ingezet om talent aan te trekken, talent te behouden en talent duurzaam te blijven ontwikkelen.

Ook vraagt dit een andere positionering als werkgever op de arbeidsmarkt. Door middel van onderzoek wordt er een werkgeversbelofte gedefinieerd waarop in de komende jaren als organisatie herkenbaar kunnen positioneren om het juiste talent aan te trekken en te kunnen behouden.

Naast het definiëren van een werkgeversbelofte die extern helpt om te positioneren, richten wij ons intern door middel van SPP (strategische personeelsplanning) om in te kunnen spelen op een wendbare manier van werken, en een duurzaam personeelsbestand.

Doorontwikkeling organisatie
De doorontwikkeling van de organisatie behoeft constante aandacht om wendbaar te zijn en te blijven.
Waar het naast het behalen van resultaten ook gaat om de manier van werken, kennis en vaardigheden van passend te (blijven) maken voor een veranderende organisatie. Onder de noemer ‘Doorontwikkeling organisatie’ worden verschillende trajecten uitgevoerd om de organisatie daarvoor beter toe te rusten. Deze richten zich vooral op gedrag, de cultuur en de manier van (samen)werken en het vergroten van de veranderbereidheid van alle medewerkers op alle niveaus. 

Diversiteit en inclusie
We willen  een organisatie zijn waarin iedereen zich veilig en geaccepteerd voelt. Met dat doel organiseren we regelmatig activiteiten die aansluiten bij wat leeft en nodig is in de organisatie. De Diversity Week is een jaarlijks terugkerend evenement waarin belangwekkende aspecten van diversiteit en inclusie aan bod komen. Gedurende het jaar organiseren we diverse workshops rondom thema’ s als sociale veiligheid, inclusieve communicatie en werken met een beperking. Daarnaast bieden we maatwerk trainingen aan voor teams die het inclusief (samen)werken willen versterken.   

Verduurzaming woon-werkverkeer 
We gaan verder met het verduurzamen van het eigen wagenpark. We gaan testrijden met hybride wagens en er komt een proef met twee volledig elektrische pick-ups. 
We willen de CO2-uitstoot van woon-werkverkeer en dienstreizen reduceren. Met een pakket aan gerichte maatregelen stimuleren we medewerkers meer gebruik te maken van het openbaar vervoer, de fiets en deelvervoer. Sinds 2025 houden we een CO2 registratie bij. Daardoor zijn we in staat de effecten van genomen maatregelen te meten.

Participatiewet (Banenafspraak) 
De aanhoudende krapte op de arbeidsmarkt en de groei van de organisatie leggen een extra druk op het behalen van de wettelijke quotumnorm. Naast extra inspanningen proberen we door het bedenken van creatieve oplossingen nieuwe werkplekken te creëren voor mensen uit de doelgroep.

Regionale samenwerking  
Sinds 2020 is er onder de noemer Samen Maken We Flevoland (SMWF) een samenwerking van alle Flevolandse overheden. De Bestuurlijke Contactgroep Samen Maken We Flevoland bestaat uit de acht kroonbenoemde bestuurders in de regio. Deze zorgt voor de bestuurlijke interne en externe afstemming, de bewaking van de voortgang van de SAF, de regionale samenwerking en het samenspel met het Rijk en de betrokkenheid van partners en volksvertegenwoordiging.

Deze samenwerking heeft succesvol samen met het Rijk afspraken vastgelegd in de ‘Strategische Agenda Flevoland’ (SAF). De geactualiseerde Uitvoeringsagenda 2026/2027 biedt concrete afspraken voor de korte termijn en procesafspraken voor vervolgperiodes. Een Regionale Investeringsagenda (RIA) wordt daaraan gekoppeld en geeft inzicht in de inzet van capaciteit en middelen. Provincie Flevoland en alle regionale partners leveren actief inzet voor het Kernteam Regio Flevoland (KRF). De uitvoering daarvan is ter hand genomen en uitgewerkt in de tweejaarlijkse Uitvoeringsagenda van de SAF. De samenwerking op ambtelijk niveau om de uitvoering vorm te geven is een groeiproces en krijgt gestalte. Ten behoeve van het Kernteam Regio Flevoland levert de provincie volgens afspraken capaciteit aan de samenwerking. 

Andere samenwerkingsverbanden als MRA, Regio Zwolle, IJsselmeergebied en EHPZ, evenals de NOVEX-gebieden (Lelylijn, Schiphol), maar ook het IPO vragen organisatorisch inzet om zowel extern als intern af te stemmen en informatie te delen. Deze inzet vertaalt zich in het actief deelnemen aan ambtelijke en bestuurlijke overleggen en het organiseren van interne coördinatie tussen expertiseteams. 
Samenwerkingsverbanden zijn inhoudelijk en bestuurlijk complex. Dat vraagt om een goede interne organisatie. Binnen onze organisatie is daarom aandacht voor het delen van informatie en kennis, zodat we goed voorbereid kunnen deelnemen aan overleggen en afspraken kunnen vertalen naar onze eigen praktijk. We werken aan een duidelijke interne structuur dat helpt om snel te schakelen, consistent te blijven in onze inzet en om de verbinding te leggen tussen regionale ambities en lokale uitvoering.

Interne beheersing en rechtmatigheid

Rechtmatigheidsverantwoording 
Met ingang van verslagjaar 2023 leggen GS in de jaarrekening een eigen rechtmatigheidsverantwoording (RMV) af. Deze verantwoording geeft inzicht in de mate waarin de baten, lasten en balansmutaties van de provincie voldoen aan wet- en regelgeving. De accountant toetst daarbij de getrouwheid van de RMV, in plaats van zelf een afzonderlijk rechtmatigheidsoordeel af te geven. 

De ervaringen die zijn opgedaan bij het opstellen van de RMV over 2024 en 2025 worden benut voor de verdere doorontwikkeling van het proces in 2026. Daarbij ligt de focus op het versterken van de interne beheersing, het verbeteren van de administratieve vastlegging en het vergroten van de bewustwording binnen de organisatie. 

De verbijzonderde interne controles (VIC), uitgevoerd in opdracht van GS, vormen de basis voor de onderbouwing van de RMV. In het voorgeschreven verantwoordingsmodel worden baten, lasten en balansmutaties opgenomen die niet rechtmatig tot stand zijn gekomen. Het college verklaart daarbij of het totaal van de afwijkingen als rechtmatig kunnen worden aangemerkt, waarbij wordt getoetst aan de verantwoordingsgrens zoals vastgelegd in de financiële verordening. 

In de paragraaf ‘Bedrijfsvoering’ van het jaarverslag worden alle afwijkingen die in de RMV zijn opgenomen en die de in de Financiële verordening vastgelegde rapportagegrens overschrijden, nader toegelicht. Ook als de rechtmatigheidsafwijkingen onder de verantwoordingsgrens blijven, maar de individuele rapportagegrens overschrijden, worden deze in de paragraaf Bedrijfsvoering vermeld en toegelicht. De toelichting bevat informatie over de aard en omvang van de afwijkingen, de oorzaken, eventuele verklaringen en de maatregelen die zijn of worden genomen om herhaling te voorkomen. 

Monitoring uitvoering rekenkamer-aanbevelingen
De onderzoeken van de Randstedelijke Rekenkamer worden een aantal jaren gemonitord, waarbij de uitvoering van de aanbevelingen wordt gerapporteerd. Bij het Jaarverslag 2025 wordt deze monitor opgeleverd.

Digitalisering en Informatievoorziening  
Een overheid die slagvaardiger, effectiever en transparanter wil zijn, kan niet zonder digitalisering. We moeten de menselijke maat niet vergeten maar digitalisering is randvoorwaardelijk voor onze maatschappelijke opgaven, onze provinciale organisatie en onze wettelijke taken. Tegelijkertijd is veiligheid en cyberweerbaarheid belangrijker dan ooit. Digitalisering is geen technisch ICT vraagstuk meer maar digitalisering is de transformatiekracht die in de kern van onze primaire processen hoort.

We zetten digitalisering in om complexe ruimtelijke opgaven beter aan te pakken, met inzet van data, ‘digital twinning’ en het faciliteren van de samenwerking in een ‘Digital Experience Center’. We dragen zorg voor een gedeelde data-infrastructuur met onze medeoverheden, kennisinstellingen en andere samenwerkingspartners. Door te investeren in digitale competenties, moderne digitale ondersteuning en digitale samenwerking, kan provincie Flevoland haar rol als regisseur van maatschappelijke transities waarmaken en tegelijkertijd bijdragen aan een toekomstbestendige, inclusieve en transparante overheid.

Als gevolg van de huidige geopolitieke context zijn we ons meer dan ooit bewust geworden van onze digitale afhankelijkheid van andere landen en is de kans op cyberdreigingen niet eerder zo hoog geweest. De alsmaar groter wordende dreiging op zowel onze eigen ICT infrastructuur als onze fysieke infrastructuur vraagt om proactieve maatregelen. We dragen vanuit de systemen zorg voor het zo goed mogelijk beschermen van onze informatie maar moeten de menselijke factor niet vergeten. Gezamenlijk zijn we verantwoordelijk voor het veilig houden van onze provinciale informatie. We onderzoeken hoe ‘Informatie Ondersteund werken’ de professionals, die aan de lat staan voor de uitvoering van onze wettelijke taken, het realiseren van de maatschappelijke opgaven en de verantwoording van onze interne organisatie, veilig en efficiënt gebruik kunnen maken van de moderne veilig digitale werkomgeving genaamd ‘IOU’. Deze werkomgeving wordt gezamenlijk ontwikkeld en biedt ons allereerst veiligheid maar tegelijk flexibiliteit waardoor we een wendbare organisatie kunnen worden.

Ook onze inwoners en ondernemers verwachten van de overheid een efficiënte en betrouwbare digitale dienstverlening. Het aanvragen en verstrekken van vergunningen en subsidies kan sneller en makkelijker door de technologische ontwikkelingen. Hierdoor kunnen we ook steeds beter inzicht geven in de kwantiteit en kwaliteit van onze elektronische dienstverlening en tegelijkertijd voldoen aan de digitale wet- en regelgeving.

Inkoop en aanbesteding

Provincie Flevoland koopt in volgens de vigerende wet- en regelgeving en ons inkoop- en aanbestedingsbeleid. We zien inkoop ook als een kans om maatschappelijke meerwaarde te creëren en we dragen zorg voor doelmatige en rechtmatige besteding van middelen.
Bij inkopenprojecten wordt ingezet op aspecten van: MVOI (Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen), zoals milieubewust inkopen, circulair inkopen, sociaal inkopen, enz.

Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

Privacy geborgd – uitvoering AVG en UAVG  
Provincie Flevoland handelt volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de bijbehorende Uitvoeringswet (UAVG). Het zorgvuldig en rechtmatig omgaan met persoonsgegevens is essentieel voor het vertrouwen van inwoners en partners en een randvoorwaarde voor professionele overheidsdienstverlening. 

Binnen de organisatie is privacy structureel verankerd in het beleid en de uitvoering. Er is blijvend aandacht voor het verwerken van persoonsgegevens en het naleven van de wettelijke verplichtingen. In 2026 worden trainingen en bewustwordingssessies georganiseerd om kennis van de privacyregelgeving op peil te houden en te versterken. Medewerkers worden daarnaast per casus ondersteund met advies op maat, zodat zij in staat zijn om in de dagelijkse praktijk zorgvuldig om te gaan met privacyvraagstukken. 

Deze aanpak draagt bij aan een privacybewuste organisatiecultuur, waarin medewerkers verantwoordelijkheid nemen voor het beschermen van persoonsgegevens — zowel in de interne bedrijfsvoering als bij externe samenwerkingen en informatie-uitwisseling.

Wet open overheid

Provincie Flevoland werkt aan een meerjarig programma om te voldoen aan de Wet open overheid (Woo). Doel is te groeien naar een effectief transparante, goed toegankelijke en informatiebewuste organisatie. De Woo vraagt van iedereen een verandering in houding en werkwijze ten aanzien van het creëren, opslaan en delen van informatie. Dat betekent onder andere: schrijven in begrijpelijke taal, zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens, en het maken van duidelijke afspraken over dataopslag en -uitwisseling. Want zonder betrouwbare data, geen bruikbare informatie. Daarvoor wordt een samenhangend datalandschap ingericht dat de samenleving en de integrale opgaven optimaal ondersteunt. De onderdelen in dit landschap worden goed op elkaar afgestemd. 

De invoering van de Woo vindt plaats langs meerdere programmasporen, waaronder: 

• Ambtelijk vakmanschap: bewustwording, e-learning, en plenaire sessies; 
• Organisatie en beleid: doorontwikkeling van kaders, richtlijnen en governance, in lijn met de nieuwe Archiefwet;
• Processen en informatievoorziening: optimalisatie van processen en sturing op openbaarmaking ‘by design’, inclusief implementatie binnen de toekomstige digitale werkomgeving. Ook wordt de overdracht van (historisch) analoog archief afgerond in de eerste helft van 2026; 
• Systemen en tooling: implementatie van anonimiseringstooling, een sjabloongenerator, vervanging van het huidige DMS (Edocs), en aansluiting op het landelijke Woo-publicatieplatform (de Woo-index). De aansluiting op de Woo-index is vertraagd vanwege technische knelpunten. Daarnaast wordt kunstmatige intelligentie ingezet om digitale informatie te verrijken met metadata. 

De voortgang wordt gemonitord en bijgestuurd op basis van ervaringen uit de praktijk. Het uiteindelijke doel is een duurzame en toekomstgerichte informatiehuishouding, waarin openbaarheid, privacy en betrouwbaarheid hand in hand gaan. 

Wet open overheid: zie verder separate paragraaf Openbaarheid .

Verbouwing huis van de provincie
In 2023 hebben PS een investeringskrediet van € 3 mln. beschikbaar gesteld voor de verbouwing van het provinciehuis. Deze investering is ingebed in de bredere ambitie om het provinciehuis te transformeren tot het ‘huis van de democratie’. Hierbij staat bestuurlijke vernieuwing en transparantie centraal. PS hebben kaders vastgesteld voor de manier waarop het provinciehuis in de toekomst moet functioneren als open en toegankelijke ontmoetingsplek voor bestuur, inwoners en partners. De voorbereidingen voor de aanbesteding worden in 2025 afgerond, waarna de daadwerkelijke aanbestedingsfase van start gaat. 
Een belangrijk onderdeel van deze ontwikkeling is de verduurzaming van het provinciehuis. In 2025 worden verdere stappen gezet om het gebouw volledig gasloos te maken. Daarnaast wordt de opwek van duurzame energie vergroot door de realisatie van solar carports op het terrein. Deze maatregel draagt bij aan een gunstiger energieprofiel van het gebouw en ondersteunt de provinciale duurzaamheidsdoelstellingen. 
Bij de herinrichting van het provinciehuis wordt nadrukkelijk gekozen voor multifunctioneel gebruik. Het gebouw wordt zodanig ingericht dat het niet alleen onderdak biedt aan provinciale medewerkers, maar ook toegankelijk is voor medewerkers van het Rijk, andere overheden en verbonden partijen. Hiermee ontstaat een dynamische werk- en ontmoetingsomgeving waarin samenwerking over organisatiegrenzen heen wordt gestimuleerd. 
Tegelijkertijd wordt geïnvesteerd in eigentijdse voorzieningen die passen bij een moderne manier van (samen)werken. Denk hierbij aan flexibele werkplekken, faciliteiten voor digitaal overleg en ruimten die zijn ingericht voor opgavegericht en gebiedsgericht werken, zoals ateliers of projectruimtes. Deze aanpassingen zijn gericht op het versterken van de samenwerking, kennisdeling en ontmoeting tussen interne en externe partners. 
Met deze investeringen zetten PS een volgende stap richting een toekomstbestendig provinciehuis dat duurzaamheid, toegankelijkheid en bestuurlijke vernieuwing verbindt.

Overige provinciale vestigingen
De vestigingen worden verduurzaamd door het verlagen van de energievraag en het vergroten van de opwekcapaciteit. Dit leidt tot een aangenamer werkklimaat en een verbeterd energielabel, met als minimale ambitie label A. Daarmee geven we invulling aan onze voorbeeldrol als overheid. Daarnaast is het voormalig provinciale paviljoen op de Floriade omgevormd tot Proeflokaal Flevoland. Deze locatie fungeert nu als ontmoetingsplek en wordt actief gebruikt voor werkbijeenkomsten, vergaderingen en andere samenkomsten. Zo dragen we bij aan duurzame huisvesting én versterken we de fysieke ruimte voor samenwerking binnen en buiten de organisatie.